Remesas
Los bonos se cobran mediante remesas, cobros recurrentes que se realizan cada mes y en los que entran todos los socios inscritos durante esa mensualidad. A estos se les pasa un recibo automático con el importe mensual del bono, renovando así su inscripción hasta el mes siguiente.
Para entender el sistema de cobro de los bonos es muy importante entender los siguientes conceptos:
- Remesas: archivo que agrupa todos los cobros pendientes (como las cuotas mensuales de tus usuarios) para enviarlos al banco de una sola vez. Gracias a la remesa, el sistema organiza todos los pagos automáticos en un único envío, facilitando la gestión y el cobro de las tarifas del gimnasio.
- Prorrateos: cálculo automático del importe proporcional que debe pagar un usuario cuando su cuota no abarca el mes completo.
- Recurrencia: una recurrencia es un cobro automático que se repite de forma periódica (normalmente cada mes) para cobrar las tarifas o bonos de los usuarios. Es decir, una vez configurada la recurrencia, el sistema genera y cobra las cuotas automáticamente sin que tengas que hacerlo manualmente cada mes.
- Listado de recurrencias: lista que se genera automáticamente un día determinado del mes (generalmente el día 30) con todos los socios inscritos a los bonos, para mandarlo al banco a cobrar la tarifa del mes siguiente.
Así, Fitfox se encarga de automatizar todo el proceso, creando un listado de recurrencias de forma automática el día que el centro decida, con todos los socios apuntados en ese momento, para mandar la lista con la remesa al banco y poder cobrar la recurrencia del próximo mes.
- Fecha de generación de listado. *Importante: se generará a las 5 am del día siguiente. A partir de ese momento, podremos revisar el listado, no antes.
- Fecha de cobro. Cobro a las 9 de la mañana por tarjeta.
Prorrateo
Además, existen diferentes opciones de prorrateo para cuando un cliente quiere apuntarse una vez pasada la fecha de cobro. En estos casos, se puede ajustar la tarifa al tiempo proporcional que vaya a utilizar los servicios el cliente hasta la próxima recurrencia. Algunas opciones de prorrateos que puedes utilizar en tu centro son:
- Prorrateo por días restantes:
Se cobra únicamente la parte proporcional de los días que quedan del mes hasta la siguiente cuota programada.
Ejemplo: Si alguien se da de alta el día 18 y la cuota es mensual, solo se cobrará del día 18 al 30. - Prorrateo con mes completo siguiente:
Se cobra lo que queda del mes actual más la cuota completa del mes siguiente. Ejemplo: Si alguien se da de alta el día 18, se cobrará del día 18 al final del mes y también la cuota completa del mes siguiente.
Por eso es importante tener configuradas las recurrencias de todo el año. Sin esto, no se podrá calcular el siguiente cobro.
Cada centro puede elegir la opción de prorrateo que más le convenga.
Además, recuerda que, aunque la forma de recurrencia más habitual sea la mensual, también tienes otras opciones de recurrencia:
- Si es mensual cobro cada 30 días.
- Si es trimestral cobro cada 90 días.
- Si es semestral cobro cada 180 días.
En definitiva, el sistema automatiza todas las recurrencias de los bonos y se asegura de que no queden impagos en las remesas.
¿Qué diferencia hay según la fecha de inscripción y la forma de pago?
- Si alguien se apunta antes del día de la generación de la remesa, se prorratea normal hasta la fecha de cobro, tal y como hemos visto en los ejemplos anteriores.
- Si coincide exactamente con la fecha de remesa se genera un problema de tiempo de cobro en REDSYS. Estos casos se gestionan aparte.
- Si el usuario paga con transferencia, hay que activar el bono, ya que la herramienta no sabe cuándo se ha pagado.